Vraag: Ons bedrijf zit in de verkoop van industriële producten. Het
bedrijf is de laatste jaren flink gegroeid ondanks de crisis. Wij hebben nu
63 werknemers met in totaal een loonsom van ongeveer 2,5 miljoen euro.
Zakelijke kosten die werknemers maken worden vergoed, zoals reiskosten,
tijdelijke verblijfskosten en de benodigde scholing. Verder krijgt iedereen
natuurlijk een kerstpakket. We zoeken altijd naar mogelijkheden om onze
kosten te verlagen en hebben vandaar de volgende vraag: bespaart ons bedrijf
op de loonkosten indien wij in 2011 overstappen op de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling kan zeker voordeliger zijn voor jullie bedrijf dan de
huidige regelgeving. Of dit ook zo is hangt af van jullie totale set aan
arbeidsvoorwaarden.

Besparing: de forfaitruimte
Onder de werkkostenregeling verkrijgt een bedrijf een vrije forfaitruimte van
1,4 procent van de (fiscale) loonsom. Deze vrije ruimte biedt de
mogelijkheid tot besparen op de loonkosten. In de kern behaalt een bedrijf
voordeel met de overstap op de werkkostenregeling indien (een deel van de)
verkregen forfaitruimte over is voor vrije aanwending en hiervan gebruikt
gemaakt kan worden om op de loonkosten te besparen.

De forfaitruimte zou voor jullie bedrijf 35.000 euro zijn. Dit is dus in
potentie het bedrag aan belastingvrije vergoedingen dat extra toegekend
zouden kunnen worden aan het personeel (lees: geen loon- of
inkomstenbelasting verschuldigd). De vraag is dus of bij de huidige
arbeidsvoorwaarden forfaitruimte over is om een besparing op de loonkosten
te kunnen realiseren.

Werkkostenregeling = vrijheid
De forfaitruimte kan vrij gebruikt worden voor belastingvrije beloning van
het personeel, tenzij het iets ongebruikelijks is. Dit is een groot verschil
met de huidige regeling die veel voorwaarden en beperkingen kent. Wilt u
bijvoorbeeld uw managementteam extra belonen voor een uitzonderlijke
prestatie, dan kan de vrije forfaitruimte gebruikt worden om hen de extra
beloning belastingvrij toe te kennen.

Het bedrijf zou bijvoorbeeld het gehele managementteam een nieuwe
LCD-televisie kunnen geven ter waarde van 1000 euro per stuk. Betreft het
bijvoorbeeld 10 managers die allen in de 52 procent tariefschijf vallen, dan
is door toepassing van de werkkostenregeling de besparing van loonbelasting
ten opzichte van het huidige systeem 5.200 euro. Van belang is wel dat een
dergelijke verstrekking niet ongebruikelijk mag zijn. Dat moet per
individueel geval getoetst worden.

Vrijstellingen "geven" ruimte
Om te bepalen hoe groot de vrije forfaitruimte is, is de vraag dus welke
vergoedingen niet in het forfait vallen. Onder de werkkostenregeling blijven
onder meer de vrijstellingen voor zakelijke reiskosten, tijdelijke
verblijfskosten en scholingskosten bestaan.

Daarnaast komen er een aantal vrijstellingen door nihilwaardering bij, zoals
bijvoorbeeld voor de mobiele telefoon of gereedschap van de zaak. Hiervoor
zijn nieuwe voorwaarden gesteld zoals dat de zaken eigendom blijven van het
bedrijf of achterblijven op de werkplek. De door jou genoemde vergoedingen
zijn onder de werkkostenregeling nog steeds vrijgesteld en nemen dus geen
forfaitruimte in beslag.

Kerstpakketten in forfait
 Geschenken vallen helaas wel in het forfait. Het totaalbedrag aan
kerstpakketten wordt dus in mindering gebracht op de vrije forfaitruimte.
Als bijvoorbeeld een kerstpakket wordt verstrekt van 50 euro, dan wordt de
forfaitruimte met 3.150 euro verminderd (63 x 50 euro). De resterende ruimte
betreft dan 31.850 euro.

Houdt in gedachte dat onder de huidige regelgeving per kalenderjaar belasting
verschuldigd is inzake de kerstpakketten. Bij deze schenkingen tot (in
totaal) 70 euro kan het bedrijf 20 procent eindheffing afdragen. In de
beschreven situatie is dan onder het huidige regime 20 procent x 3.150 euro
= 630 euro verschuldigd. Deze kosten zouden vanaf 2011 bespaard worden
indien de overstap naar de werkkostenregeling gemaakt zou worden.

Overstappen of niet?
Onder de huidige arbeidsvoorwaarden zou de (resterende) vrije forfaitruimte
31.850 euro zijn. Hiermee zouden jullie een aanzienlijk bedrag aan
loonkosten kunnen besparen.

Daarnaast zouden jullie 630 euro eindheffing besparen op de kerstpakketten. In
potentie is er dus aanzienlijk voordeel te behalen. Overstappen voor 2014
zou dan ook zeker overwogen kunnen worden.

Vraag is wel of jullie van het potentiële voordeel van de vrije forfaitruimte
gebruik zullen maken. Daarnaast is de vraag hoeveel kosten de overstap met
zich meebrengt. Is de besparing op de loonkosten groter dan de kosten van de
overstap en betreft het voordeel een substantieel bedrag, dan lijkt
overstappen zeker een verstandige beslissing.

Houdt er bij het nemen van de beslissing rekening mee dat de regeling per 2014
verplicht wordt en jullie bedrijf over ongeveer drie jaar toch aan de
regeling vast zit (en de kosten van de overstap dan toch zal moeten maken).

Tot slot merk ik nog op dat de werkkostenregeling een zeer omvangrijke
regeling betreft. Hiervoor zijn enkele aspecten behandeld die in deze
context relevant zijn. Het "gehele plaatje" zal in kaart gebracht
moeten worden om alle gevolgen van een overstap te overzien.

Ook een vraag? Mail [email protected] voor een deskundig antwoord. Geef je naam
en emailadres, stel de vraag en maak kans op een helder antwoord van een van
onze experts.

Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl